- La produzione agli organi della pubblica
amministrazione di atti e documenti e la loro formazione, rilascio e
conservazione da parte di tali organi sono disciplinati dalla presente legge.
- La data ed il luogo di nascita, la residenza, la
cittadinanza, il godimento dei diritti politici, lo stato di celibe, coniugato
o vedovo, lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio, il
decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente, la posizione agli effetti
degli obblighi militari e l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla p.a. sono
comprovati con dichiarazioni, anche contestuali alla istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni.
La sottoscrizione delle dichiarazioni deve essere
autenticata con le modalità di cui all'art. 20.
- I regolamenti ministeriali e degli enti pubblici
stabiliscono per quali fatti, stati e qualità personali, oltre quelli indicati
nell'art. 2, è ammessa, in luogo della prescritta documentazione, una
dichiarazione sostitutiva sottoscritta dall'interessato e autenticata con le
modalità di cui all'art. 20. In tali casi la normale documentazione sarà
successivamente esibita dall'interessato a richiesta dell'amministrazione,
prima che sia emesso il provvedimento a lui favorevole.
I regolamenti di cui al primo comma stabiliscono
altresì i casi, le modalità ed eventualmente il termine per la regolarizzazione
o la rettifica della documentazione irregolare o non conforme alla dichiarazione,
nonché, ove occorre, per la rettifica della dichiarazione la cui irregolarità
attenga ad elementi non essenziali .
- L'atto di notorietà concernente fatti, stati o
qualità personali che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito
da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo dinanzi al funzionario
competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere,
segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale
provvede alla autenticazione della sottoscrizione con la osservanza delle
modalità di cui all'art. 20.
- Salvo quanto disposto negli artt. 2 e 3, la data
ed il luogo di nascita, la residenza, lo stato di celibe, coniugato o vedovo ed
ogni altro stato o qualità personale possono essere comprovati mediante
esibizione, all'ufficio competente, di documenti, anche di identità personale,
rilasciati ai sensi delle norme vigenti dalla p.a. e contenente l'attestazione
dei dati richiesti.
- Ai fini dell'articolo 5, i documenti ivi previsti
sono esibiti al funzionario competente a ricevere la documentazione, il quale
trascrive i loro estremi e i dati da essi risultanti su apposito modulo da
allegare agli atti dell'istruttoria. Il modulo è sottoscritto dall'interessato
e dal funzionario .
Nel caso in cui non sia prescritta la presentazione
dell'interessato all'ufficio competente, il modulo può essere compilato con le
predette formalità da un funzionario autorizzato addetto ad altro ufficio
dell'amministrazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco, ed è trasmesso all'Ufficio competente a cura
dell'interessato.
- Le copie autentiche ottenute ai sensi dell'art.
14 possono essere validamente prodotte in luogo degli originali quando siano in
regola con le disposizioni fiscali in vigore.
- Se l'interessato è soggetto alla patria potestà,
a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti dalla presente
legge sono sottoscritti o esibiti rispettivamente dal genitore esercente la
patria potestà, dal tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del
curatore.
- Fermo restando quanto disposto nei precedenti
articoli, sono validi a tutti gli effetti gli atti e documenti esibiti
spontaneamente dagli interessati e riconosciuti regolari dalla amministrazione.
- La buona condotta, l'assenza di precedenti penali
e l'assenza di carichi pendenti, ove richieste, sono accertate d'ufficio,
presso gli uffici pubblici competenti, dall'amministrazione che deve emettere
il provvedimento.
Le singole amministrazioni non possono richiedere
atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che risultino
attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a
certificare.
- Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso
ufficio in ordine a fatti, stati e qualità personali concernenti la stessa
persona debbono essere contenute in un unico documento.
- Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai
e tutti gli altri atti pubblici sono redatti a stampa, o con scrittura a mano o
a macchina. I detti sistemi possono essere utilizzati anche promiscuamente per
la redazione di ogni singolo atto.
Per la redazione delle certificazioni rilasciate
dai competenti pubblici uffici puì utilizzarsi, compatibilmente con il rispetto
delle disposizioni che vietano o subordinano a speciali formalità la menzione
di particolari iscrizioni o annotazioni, la riproduzione con uno dei procedimenti
di cui al primo comma del successivo articolo 14, degli atti esistenti in
ufficio, con la contestuale attestazione del pubblico ufficiale che il
certificato o l'estratto è rilasciato in conformità agli atti medesimi .
Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro, sono
stabilite le caratteristiche tecniche dei singoli sistemi di redazione.
- Il testo degli atti pubblici non deve contenere
lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono
ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle
parole abbreviate.
Per le variazioni da apportare al testo in
dipendenza di errori od omissioni, si provvede con chiamate in calce e si
cancella la precedente stesura in modo che resti leggibile.
- Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute, oltre che con i sistemi previsti nell'articolo
12, anche con altri procedimenti che diano garanzia della riproduzione fedele e
duratura dell'atto o documento. Tali procedimenti sono specificati con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e
giustizia e per il tesoro. Le disposizioni di cui all'articolo 13 si osservano
anche per la formazione di copie autentiche.
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine
della copia, dopo le eventuali chiamate in calce, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il
numero dei fogli impiegati, il proprio cognome e nome, la qualifica rivestita
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio, Se la
copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone
la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.
Il pubblico ufficiale è autorizzato ad annullare
con il timbro dell'ufficio le marche da bollo apposte sulle copie rilasciate.
- La legalizzazione di firme è l'attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti,
certificati, copie ed estratti, nonché della autenticità della firma stessa.
Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome
e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale
legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio.
- Le firme dei capi delle scuole parificate o
legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio da
prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola sono
legalizzate dal provveditore agli studi.
- Le firme sugli atti e documenti formati nello
Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da queste
richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del
Ministero competente, o di altri organi e autorità delegati dallo stesso .
Le firme sugli atti e documenti formati all'estero
da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte
su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a
legalizzazione.
Si osserva il secondo comma dell'articolo 18. Agli
atti e documenti indicati nel comma precedente, redatti in lingua straniera,
deve essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al
testo straniero dalla comptente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero
da un traduttore ufficiale.
Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare
estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture .
Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
- Salvo quanto previsto negli articoli 16 e 17, non
sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o
pubblici ufficiali sopra atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati.
Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare
la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
- In materia di trasmissione di atti o copie di
atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le disposizioni
speciali di cui al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n.
200.
- La sottoscrizione di istanze da produrre agli
organi della pubblica amministrazione può essere autenticata, ove
l'autenticazione sia prescritta, dal funzionario competente a ricevere la
documentazione, o da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito
alla sottoscrizione e consiste nell'attestazione, da parte del pubblico
ufficiale, che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità della persona che sottoscrive.
Il pubblico ufficiale che autentica deve indicare
le modalità di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma
per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Per l'autenticazione delle firme apposte sui
margini dei fogli intermedi è sufficiente che il pubblico ufficiale aggiunga la
propria firma.
- La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
deve essere sottoscritta in presenza del dichiarante da due testimoni idonei ai
sensi dell'articolo 47 della legge 16 febbraio 1913, n. 89.
Il pubblico ufficiale autentica la sottoscrizione
dei testimoni, previa menzione della dichiarazione dell'interessato sulla causa
dell'impedimento a firmare .
- Le dichiarazioni fatte ai sensi degli articoli 2
e 4 sono esenti da imposta di bollo. L'autenticazione della sottoscrizione
delle dichiarazioni medesime è soggetta alla imposta di bollo di lire 400,
qualunque sia il numero delle dichiarazioni contenute nell'atto.
La legalizzazione di firma prevista dall'articolo
16 è soggetta alla tassa di concessione governativa di lire 200. Parimenti è
dovuta la tassa di concessione governativa nella misura di lire 500 per le
legalizzazioni di firma previste dall'articolo 17, commi primo e quarto, e per
la certificazione di conformità al testo straniero rilasciata, ai sensi del
terzo comma dello stesso articolo, da un traduttore ufficiale con sede nel
territorio dello Stato.
L'imposta di bollo di cui al primo comma, ove per
le dichiarazioni non sia stato usato il foglio bollato, e la tassa di
concessione governativa di cui ai commi secondo e terzo sono corrisposte a
mezzo di marche, da annullarsi col timbro dell'ufficio a cura del pubblico
ufficiale che provvede alle autenticazioni o alle legalizzazioni.
Per le autenticazioni di firma effettuate dalle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane all'estero, la imposta di
bollo sarà corrisposta al momento della presentazione delle dichiarazioni
sostitutive ad un pubblico ufficiale residente nel territorio nazionale, che provvederà,
nei modi di cui al comma precedente, ad annullare le relative marche .
- Agli effetti della legge di bollo la
legalizzazione può far seguito all'atto, ma non può farsi fuori del foglio
bollato. Mancando spazio sufficiente, si deve aggiungere un altro foglio
bollato dello stesso valore di quello usato per l'atto. In tal caso, si deve
applicare nei punti di congiunzione dei fogli bollati il timbro dell'ufficio .
- L'imposta di bollo e la tassa di concessione
governativa previste dall'articolo 21 non sono dovute quando per le leggi
vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito con la dichiarazione autenticata
o in cui è apposta la firma da legalizzare .
Eguale beneficio è concesso per gli atti di coloro
che provino il loro stato di povertà mediante esibizione di certificato
attestante che l'interessato è iscritto nell'elenco dei poveri del comune. In
questo caso il pubblico ufficiale che procede alla autenticazione o alla legalizzazione
riporta sull'atto gli estremi del certificato di povertà.
- La pubblica amministrazione e i suoi dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli
atti emanati ai sensi dei precedenti articoli, quando l'emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non
più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
- Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno
facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, ai documenti dei propri archivi,
alle scritture contabili, alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per
legge o regolamento è prescritta la conservazione, la corrispondente
riproduzione fotografica anche se costituita da fotogramma negativo.
Salvo quanto previsto nel successivo comma, con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per
l'interno, per la grazia e giustizia, per le finanze e per il tesoro, previo
parere della commissione di cui all'articolo 12 del decreto del Presidente
della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, sono stabiliti i limiti di tale
facoltà, nonché i procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e
della autenticazione .
Per le pubbliche amministrazioni le modalità della
riproduzione sono di volta in volta stabilite con decreto del Ministro per
l'interno, sentito il Ministro interessato, previo parere della commissione di cui
al citato articolo 12 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1049.
- Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e
l'uso di atti falsi nei casi previsti dalla presente legge sono puniti ai sensi
del codice penale e delle leggi speciali in materia.
A tali effetti, l'esibizione di un atto contenente
dati non più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso e le
dichiarazioni rese ai sensi dei precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e autenticate a
norma dell'articolo 20 sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
Inoltre, ove i reati indicati nei precedenti commi
siano commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione
all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi può
applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione o
arte. Il pubblico ufficiale che autentica le sottoscrizioni o al quale sono
esibiti gli atti ammonisce chi sottoscrive la dichiarazione o esibisce l'atto
sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione
mendace o di esibizione di atto falso o contenente dati non più rispondenti a
verità.
Nella denominazione di atti usata nei precedenti
commi sono compresi gli atti e documenti originali e le copie autentiche
contemplati dalla presente legge.
- Salvo quanto previsto negli articoli 7, 11, 12,
13, 14, 17, 18, 19 e 20 nulla è innovato alle norme del R.D. 9 luglio 1939,
numero 1238 , concernenti la presentazione dei documenti necessari per la
celebrazione del matrimonio, nonché alle norme del D.P.R. 3 maggio 1957, n. 686
, relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le carriere
statali .
Restano ferme le disposizioni del R.D. 4 giugno
1938, n. 1269, riguardanti il titolo originale di studi medi prescritto per
ottenere l'ammissione ai corsi universitari.
- Sono abrogate la L. 3 dicembre 1942, n. 1700, la L. 14 aprile 1957, n. 251 , il D.P.R. 2 agosto 1957, n. 678 , la L. 18 marzo 1958, n. 228, la L. 15 giugno 1959, n. 430 , ed ogni altra norma incompatibile con la presente legge. Il D.P.C.M. del 3 agosto 1962 sulla redazione a macchina di atti pubblici e le successive modificazioni restano in vigore fino all'emanazione dei decreti previsti negli articoli 12 e 14.