GUIDA PRATICA ALL AUTOCERTIFICAZIONE

INDICE ANALITICO DI CERTIFICATI E DICHIARAZIONI

SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI

Dati presenti nell’archivio dell’anagrafe tributaria

Certificati anagrafici

Brevetti

Qualità di casalinga

Cittadinanza

Certificati rilasciati dal Casellario giudiziale

Possesso e numero di Codice Fiscale

Cognome e nome

Assenza di condanne penali

Certificati di conformità CE

Data e luogo di nascita

Decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente

Godimento dei diritti politici

Esami sostenuti

Esistenza in vita

Certificati, estratti e attestati necessari per l’iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado e all’Università’

Iscrizioni in Albi o elenchi tenuti dalla pubblica Amministrazione

Iscrizioni presso Associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo

Qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche

Marchi

Certificati medici

Certificati, estratti e attestati da presentare alla Motorizzazione civile

Nascita del figlio

Obblighi contributivi

Posizioni relative agli obblighi militari

Certificati di origine

Possesso e numero di partita IVA

Qualità di pensionato e categoria di pensione

Qualifica professionale

Certificati ed estratti dei registri dello Stato Civile e dei Registri anagrafici richiesti dai

Comuni nei procedimenti di loro competenza

Residenza

Certificati sanitari

Situazione reddituale ed economica

Stato civile

Dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile

Estratti e copie integrali degli atti di stato civile

Stato di disoccupazione

Stato di famiglia

Qualità di studente

Titolo di abilitazione

Titolo di aggiornamento

Titolo di formazione

Titolo di qualifica tecnica

Titolo di specializzazione

Titolo di studio

Qualità di tutore, curatore e simili

Certificati veterinari

Qualità di vivenza a carico

C E R T I F I C A T I

V A L I D I T À

I certificati rilasciati dalle pubbliche Amministrazioni attestanti fatti e qualità personali non soggetti a modificazione (Certificato di nascita, di morte, titolo di studio), hanno validità illimitata cioè, non sono soggetti a scadenza.

Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data del rilascio, salvo che disposizioni di legge o regolamentari prevedano una validità superiore (art. 2, comma 3 della legge 15 maggio 1997 n. 127).

Il Ministero dell’Interno, con Circolare 7/98 del 23 aprile 1998 ha chiarito che anche i certificati rilasciati dal Casellario giudiziale (certificato penale, certificato relativo ai carichi pendenti, alla sottoposizione a procedure fallimentari ecc.) hanno validità di sei mesi dalla data del rilascio.

I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile, sono ammessi dalla Pubbliche Amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l’interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. Rimane ferma per la Pubblica Amministrazione la facoltà di verificare la veridicità e l’autenticità delle attestazioni. In caso di falsa dichiarazione, si applicano le sanzioni penali di cui all’art. 26 della legge 4 gennaio 1968 n. 15. Per le Pubbliche Amministrazioni vale l’obbligo di dare comunque corso al procedimento per il quale sono stati richiesti gli atti certificativi, una volta acquisita la dichiarazione dell’interessato.

CASI IN CUI L’AUTOCERTIFICAZIONE

NON È AMMESSA

I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti, non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diversa previsione della normativa di settore.

Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle Istituzioni Scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni, sono sostituiti con unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l’intero anno scolastico (art. 10 D.P.R. 403/98).

CASI IN CUI LE AMMINISTRAZIONI NON DEVONO

RICHIEDERE I CERTIFICATI

Le Amministrazioni non devono più richiedere i certificati ai cittadini nei seguenti casi:

- Quando si tratta di dati contenuti in un documento di riconoscimento presentato dall’interessato;

- Quando il Responsabile del procedimento accerta d’Ufficio fatti e qualità che l’Amministrazione è tenuta a certificare;

- In tutti i casi in cui l’Amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l’Amministrazione competente;

- Quando il cittadino non intende o non è in grado di utilizzare l’autocertificazione ed i certificati risultino da Albi o da Pubblici Registri tenuti dalle Pubbliche Amministrazioni;

- Quando si tratta di estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello stato civile.

FORMA TELEMATICA

Le certificazioni possono essere trasmesse e rilasciate in forma telematica anche al di fuori del territorio del Comune competente.

AUTOCERTIFICAZIONI

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DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI

DEFINIZIONE:

Sono dichiarazioni prodotte dall’interessato in sostituzione delle normali certificazioni relative ai seguenti stati, fatti e qualità personali:

- Data e luogo di nascita

- Residenza

- Cittadinanza

- Godimento dei diritti politici

- Stato Civile (celibe/nubile, coniugato, vedovo, separato, divorziato)

- Esistenza in vita

- Nascita del figlio

- Decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente

- Stato di famiglia

- Iscrizione in Albi o Elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione

- Titolo di studio o qualifica professionale posseduta

- Esami sostenuti

- Titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica

- Situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali

- Assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto

- Possesso e numero del Codice Fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria e inerente all’interessato

- Stato di disoccupazione

- qualità di pensionato e categoria di pensione

- Qualità di studente o casalinga

- Qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore o simili

- Iscrizione presso Associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo

- Tutte le posizioni relative all’adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all’art. 77 del D.P.R. 14 febbraio 1964 n. 237, come modificato dall’art. 22 della legge 24 dicembre 1986 n. 958

- Non aver riportato condanne penali

- Qualità di vivenza a carico

- Tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile.

CASI PER I QUALI È PREVISTA SOLO

L’AUTOCERTIFICAZIONE

Certificati, estratti e attestati necessari per l’iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado e all’Università;

Certificati, estratti e attestati che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli Uffici della Motorizzazione Civile;

Certificati ed estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai Comuni nell’ambito di procedimenti di loro competenza

DISCIPLINA DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 6 D.P.R. 403/98).

Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive di certificazioni siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani.

I cittadini extracomunitari residenti in Italia (secondo le disposizioni del Regolamento anagrafico approvato con D.P.R. 30 maggio 1989 n. 223) possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di certificazioni limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5 D.P.R. 403/98).

MODALITÀ DI PRESENTAZIONE

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, possono essere presentate con le seguenti modalità:

- Scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato addetto) o compilando i moduli predisposti dalle singole Amministrazioni;

- Trasmettendole alle Pubbliche Amministrazioni tramite fax, posta o altro mezzo telematico e informatico.

AUTENTICAZIONI

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni non devono essere più autenticate, indipendentemente dalla modalità di presentazione. In base all’interpretazione del Ministero dell’Interno, tale disposizione riguarderebbe anche le dichiarazioni non rese davanti al dipendente addetto ma inviate per posta o altro mezzo telematico e informatico.

TRATTAMENTO FISCALE

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni sono esenti dall’imposta di bollo in quanto la legge 127/97 ha eliminato l’obbligo dell’autenticazione della sottoscrizione.

SANZIONI PER I DIPENDENTI PUBBLICI

La mancata accettazione, da parte di un dipendente pubblico, di una dichiarazione sostitutiva di certificazione prevista da leggi o da regolamenti, costituisce violazione dei doveri d’ufficio (art. 3, comma 4 della legge 127/97)

CONTROLLI SUL CONTENUTO DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE ART. 11 D.P.R. 403/98

Le Amministrazioni interessate sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive. L’Amministrazione procedente richiede direttamente all’Amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione conferma scritta, anche attraverso strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal caso non è necessaria l’acquisizione successiva del certificato.

Salvo quanto previsto dall’art. 26 della legge 4 gennaio 1968 n. 15, qualora dal controllo emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

SANZIONI PER I CITTADINI

Le dichiarazioni mendaci, le falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle legge speciali in materia (art. 26 Legge 15/68).

IMPEDIMENTO ALLA SOTTOSCRIZIONE

Nel caso in cui il dichiarante non sappia o non possa firmare, la dichiarazione è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell’impedimento a sottoscrivere.

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DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL’ATTO DI NOTORIETÀ

DEFINIZIONE:

Salve le eccezioni espressamente previste dalla legge, sono dichiarazioni con cui l’interessato può comprovare, a titolo definitivo, tutti gli stati, qualità personali o fatti giuridicamente rilevanti non comprovabili mediante dichiarazioni sostitutive di certificazioni.

Tali dichiarazioni possono riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza, nonché la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all’originale (art. 2 D.P.R. 403/98)

DISCIPLINA

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono. Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani. I cittadini extracomunitari residenti in Italia (secondo le disposizioni del Regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con D.P.R. 30 maggio 1989 n. 223) possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art. 5 D.P.R. 403/98).

MODALITÀ DI PRESENTAZIONE

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, possono essere presentate con le seguenti modalità:

- Sottoscrizione dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione o dinanzi a notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco, il quale provvede all’autenticazione della sottoscrizione (art. 4 legge 15/68);

- Sottoscrizione dell’interessato in presenza del dipendente addetto (per dipendente addetto si intende il soggetto che riceve la documentazione. Il Responsabile del procedimento è comunque competente a ricevere la documentazione);

- Invio della documentazione all’ufficio che detiene l’istanza principale con allegata la fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento non scaduto.

AUTENTICAZIONE

La sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà non è soggetta ad autenticazione nelle ipotesi in cui la dichiarazione abbia un collegamento funzionale con una contestuale o precedente istanza amministrativa.

Non è pertanto necessaria l’autenticazione della firma (e non si applica, di conseguenza, l’imposta di bollo) nei seguenti casi:

- Nell’ipotesi in cui la dichiarazione sia materialmente contenuta nell’istanza;

- Nell’ipotesi in cui la dichiarazione non sia compresa in una istanza ma, sia comunque richiamata nell’istanza medesima o ad essa collegata funzionalmente, anche se prodotta non contestualmente, ma in un secondo momento. Inoltre, anche le dichiarazioni sostitutive di atto notorio prive di un collegamento funzionale con un’istanza amministrativa, ma sottoscritte in presenza del dipendente addetto non sono soggette all’imposta di bollo. Quando tale dichiarazione è resa ad imprese di gestione di servizi pubblici, la sottoscrizione è autenticata dal funzionario incaricato dal legale rappresentante dell’impresa stessa (art. 4 legge 15/68 modificato dall’art. 3 comma 9 della legge 127/97).

TRATTAMENTO FISCALE

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà non sono soggette ad imposta di bollo nei seguenti casi:

- Quando la dichiarazione sia collegata funzionalmente con una istanza amministrativa e sia presentata o inviata unitamente a fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento non scaduto;

- Quando non esista un collegamento funzionale della dichiarazione con un’istanza amministrativa, ma la sottoscrizione sia apposta dinanzi al dipendente addetto.

SANZIONI PER I PUBBLICI DIPENDENTI

È fatto divieto alle pubbliche Amministrazioni e alle imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità di esigere atti di notorietà in luogo della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, quando si tratti di provare qualità personali, stati o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato. La mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme di legge o regolamentari ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà, costituisce violazione dei doveri d’ufficio (art. 3, comma 3 D.P.R. 403/98).

CONTROLLO SUL CONTENUTO DELLE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL’ATTO DI NOTORIETÀ

Qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’Amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, per accelerare il procedimento, l’interessato può trasmettere una copia fotostatica dei certificati di cui sia già in possesso, anche attraverso strumenti informatici o telematici. L’Amministrazione procedente, entro 15 giorni, richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente.

SANZIONI PER I CITTADINI

Le dichiarazioni mendaci, le falsità negli atti e l’uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle legge speciali in materia (art. 26 legge 15/68).

IMPEDIMENTO ALLA SOTTOSCRIZIONE

Nel caso in cui il dichiarante non sappia o non possa firmare, la dichiarazione è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata resa a lui dall’interessato, facendo menzione di seguito alla medesima, della causa dell’impedimento a sottoscrivere.

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DOCUMENTAZIONE MEDIANTE SEMPLICE ESIBIZIONE

DISCIPLINA E VALORE PROBATORIO

I dati relativi al cognome, nome, data e luogo di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati.

Nel caso in cui, all’atto della presentazione di un’istanza, sia richiesta l’esibizione di un documento di riconoscimento, le Amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono chiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento di riconoscimento esibito. Le Amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi possono, comunque, verificare nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nel documento di riconoscimento. Il rifiuto da parte del dipendente di accettare l’indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità, costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

VARIAZIONE DI DATI E REGIME SANZIONATORIO

Nel caso in cui i dati attestati in un documento di riconoscimento abbiano subito variazioni dalla data del rilascio e, ciononostante sia stato esibito il documento stesso, si applicano le sanzioni dell’art. 489 del codice penale.

REGISTRAZIONE DEI DATI DAI DOCUMENTI ESIBITI

Nei casi in cui l’Amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso l’esibizione da parte dell’interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l’acquisizione della copia fotostatica del documento stesso, ancorché non autenticata.

ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

Le pubbliche Amministrazioni non possono richiedere agli interessati la produzione di atti o certificati che riguardano fatti, stati e qualità personali che risultino attestati in documenti già in loro possesso (purché validi) o che esse stesse siano tenute a certificare.

Le pubbliche Amministrazioni non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati di assenza di precedenti penali e di assenza di carichi pendenti, che debbono essere accertati presso gli uffici competenti, direttamente dall’amministrazione che deve emanare il provvedimento (art. 10, comma 1 legge 15/68).

Qualora l’interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, i certificati relativi a stati, fatti o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica Amministrazione, sono sempre acquisiti d’ufficio dall’Amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell’interessato della specifica Amministrazione che conserva l’abo o il registro.

In tutti i casi in cui l’Amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l’Amministrazione competente per la loro certificazione, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.

L’acquisizione diretta del documento può avvenire tramite fax o con altro mezzo telematico o informatico (come la posta elettronica), idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento e la trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale.

ISTANZE RIVOLTE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

AUTENTICAZIONE

La sottoscrizione di istanze dirette alla Pubblica Amministrazione e ai gestori o esercenti di pubblici servizi non è soggetta ad autenticazione, sia quando l’istanza è presentata al dipendente addetto, sia quando è inviata per posta (art. comma 11 Legge 127/97), sia quando l’istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorché non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore. L’istanza e la copia fotostatica del documento di identità, possono essere inviate per via telematica.

Nei provvedimenti di aggiudicazione dei contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti del regolamento di cui all’art. 15 comma 2 della Legge 59/97 (D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 recante criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici).

La sottoscrizione di istanze da produrre agli organi dell’Amministrazione pubblica e ai gestori o esercenti di pubblici servizi, non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contenga dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà (art. 3, comma 11 Legge 127/97).

È fatto divieto alle pubbliche Amministrazioni di richiedere l’autenticazione delle sottoscrizioni delle domande per la partecipazione a concorsi, per l’assunzione nelle pubbliche amministrazioni a qualsiasi titolo, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali (art. 3 comma 5 legge 127/97).

Le istanze rivolte alla pubblica Amministrazione tendenti a ottenere l’emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie e simili, sono soggetti all’imposta di bollo, ad eccezione degli atti esenti in modo assoluto, indicati nella tabella allegato B al D.P.R. n. 642/72.

Le domande di partecipazione a pubblici concorsi di reclutamento del personale o di assunzioni in servizio, anche temporanea, ei documenti da allegare alle domande stesse, non sono soggetti all’imposta di bollo. I concorrenti vincitori del concorso e coloro che sono chiamati in servizio a qualsiasi titolo, non sono più tenuti a regolarizzare in bollo le domande di partecipazione al concorso e i documenti da allegare alle domande stesse (art. 19 legge 18 febbraio 1999 n. 28).

Per i partecipanti a concorsi pubblici non è più prevista la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli, ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari la conformità all’originale ( art. 2 comma 2 D.P.R. 403/98

AUTENTICAZIONE DELLA SOTTOSCRIZIONE

DEFINIZIONE:

L’autenticazione della firma viene redatta di seguito alla sottoscrizione e consiste nella dichiarazione del pubblico ufficiale che la sottoscrizione stessa è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive (art. 20 legge 15/68).

L’identificazione può avvenire nei seguenti modi:

- Per conoscenza diretta del pubblico ufficiale

- per esibizione di un valido documento di riconoscimento personale, munito di fotografia, rilasciato dall’autorità pubblica.

TRATTAMENTO FISCALE

L’autenticazione della sottoscrizione è soggetta all’imposta di bollo.

L’autenticazione non è soggetta ad imposta di bollo solo se l’atto con la firma autenticata è destinato ad una degli usi per i quali è prevista l’esenzione assoluta dell’imposta di bollo (tabella allegato B al D.P.R. 642/72 e altre disposizioni di legge che prevedono l’esenzione dal bollo per gli atti e le certificazioni sostitutive) Gli estremi dell’esenzione debbono essere indicati dal funzionario competente al momento dell’autenticazione della firma.

L’autentica di più sottoscrizioni apposte contestualmente su un unico foglio, è soggetta al,pagamento di una sola imposta di bollo.