PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Dipartimento della Funzione Pubblica.
Direttiva 8 maggio
2002 (G.U.del
13/6/2002, n. 141)
Semplificazione del linguaggio dei testi
amministrativi
Premessa.
Il Ministro della funzione pubblica desidera, con questa direttiva, contribuire
alla semplificazione del linguaggio usato dalle amministrazioni pubbliche per
la redazione dei loro testi scritti. Le amministrazioni pubbliche utilizzano
infatti un linguaggio molto tecnico e specialistico, lontano dalla lingua
parlata dai cittadini che pure ne sono i destinatari. Invece, tutti i testi prodotti
dalle amministrazioni devono essere pensati e scritti per essere compresi da
chi li riceve e per rendere comunque trasparente l'azione amministrativa.
I numerosi atti prodotti dalle pubbliche amministrazioni, sia interni
(circolari, ordini di servizio, bilanci) sia esterni, devono prevedere
l'utilizzo di un linguaggio comprensibile, evitando espressioni burocratiche e
termini tecnici. Anche gli atti amministrativi in senso stretto, che producono
effetti giuridici diretti e immediati per i destinatari, devono essere
progettati e scritti pensando a chi li legge. Oltre ad avere valore giuridico,
però, gli atti amministrativi hanno un valore di comunicazione e come tali
devono essere pensati. Devono, perciò, essere sia legittimi ed efficaci dal
punto di vista giuridico, sia comprensibili, cioè di fatto efficaci, dal punto
di vista comunicativo.
La direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi si
inserisce in un lavoro decennale compiuto dal Dipartimento della funzione
pubblica su questo tema che ha già prodotto alcuni risultati apprezzabili e che
si desidera in questa occasione richiamare. Le regole e i consigli, già
indicati in alcuni strumenti prodotti dal Dipartimento - il Codice di stile del
1993 e il Manuale di stile del 1997 - assumono, però, a partire da questa
direttiva un carattere più formale. Questa direttiva si collega, inoltre, alla
circolare del 2 maggio 2001 emanata dal Dipartimento per gli affari giuridici e
legislativi, dedicata alla redazione dei testi normativi e ne rappresenta uno
sviluppo, poichè si applica ai testi che in maniera più o meno diretta
applicano le norme. È evidente, infatti, che il linguaggio delle
amministrazioni pubbliche sarà tanto più chiaro quanto più chiari saranno i
testi normativi.
Questa direttiva contiene regole da applicare a tutti i testi prodotti dalle
amministrazioni pubbliche, regole che riguardano la comunicazione, la struttura
giuridica e il linguaggio dei testi scritti. Dovranno, quindi, essere riscritti
anche i principali atti e documenti amministrativi vigenti: secondo le
indicazioni qui contenute e tenendo conto delle segnalazioni prevenute agli
uffici relazioni con il pubblico. Infine, per facilitare l'applicazione della
direttiva, il Dipartimento della funzione pubblica ha avviato un servizio di
assistenza alle amministrazioni sul proprio sito web: www.funzionepubblica.it
Dal 15 maggio 2002, le amministrazioni troveranno sul sito una sezione dedicata
alla semplificazione del linguaggio con assistenza on line continua e potranno
chiedere informazioni, chiarimenti e spiegazioni.
Le regole di comunicazione e di struttura giuridica
1. Avere (e rendere)
sempre chiaro il contenuto del testo.
Spesso i contenuti e le finalità di un documento amministrativo sono complessi
e ambigui. Prima di scrivere un testo bisogna sciogliere la complessità ed
eliminare le ambiguità. Chi scrive deve anzitutto aver chiaro il contenuto del
messaggio e deve indicare in modo preciso e semplice cosa è stato deliberato,
cosa si prescrive, quali particolari doveri o diritti si riconoscono al
destinatario.
2. Individuare sempre il
destinatario.
Per progettare un testo efficace bisogna sapere a chi è destinato e chi lo
leggerà. Quando i documenti sono indirizzati a gruppi eterogenei di persone
bisogna pensare al lettore meno istruito.
3. Individuare le singole
informazioni e inserirle nel testo in modo logico.
Normalmente nei testi scritti sono contenute più informazioni. Chi scrive deve
capire che relazione logica c'è tra le singole informazioni. Così ad esempio: le
informazioni più generali devono precedere quelle particolari; i casi generali
devono precedere le eccezioni; le informazioni, che in linea temporale sono
antecedenti, precedono quelle successive. È buona regola, inoltre, evidenziare
bene le istruzioni per l'uso del testo a vantaggio del cittadino. Ad esempio,
le date di scadenza, le eventuali avvertenze, cosa fare per ottenere un
beneficio, come ricorrere contro l'atto.
4. Individuare e indicare
i contenuti giuridici del testo.
Tra i vari testi prodotti dalle amministrazioni pubbliche, gli atti
amministrativi rispondono a regole e principi di legittimità. Gli atti devono
contenere l'indicazione del soggetto che li emana, l'oggetto dell'atto
amministrativo, la decisione che è stata presa, le motivazioni che la
giustificano. Vanno indicati, se necessario, gli adempimenti e le condizioni
cui si deve prestare attenzione e i riferimenti normativi a sostegno dell'atto,
secondo quanto prescritto dalle tecniche di redazione normativa.
5. Individuare la
struttura giuridica più efficace per comunicare gli atti.
Per "struttura dell'atto" si intende la sua organizzazione interna.
Una volta distinte e indicate le varie parti di un atto, scegliere la struttura
giuridica più adeguata. Non sempre è necessario seguire la struttura
tradizionale che prevede l'indicazione del soggetto, la motivazione dell'atto
e, soltanto alla fine, la decisione. Per esempio, nei casi in cui l'atto sia il
risultato di una domanda del cittadino può essere usata una sequenza che,
subito dopo l'indicazione del soggetto, renda subito chiaro il contenuto della
decisione e infine la motivazione e i presupposti normativi.
6. Verificare la
completezza delle informazioni.
Deve essere completa sia l'informazione giuridica, che dà la legittimità
dell'atto, sia l'informazione comunicativa, che rende l'atto comprensibile.
L'informazione è completa quando l'atto amministrativo dice al destinatario
tutto quanto deve sapere e deve fare.
7. Verificare la
correttezza delle informazioni.
Deve essere corretta sia l'informazione giuridica con i riferimenti normativi,
sia l'informazione comunicativa (operativa) con i riferimenti sui destinatari,
sui soggetti interessati, sugli adempimenti, sulle condizioni e le procedure
necessarie.
8. Verificare la
semplicità del testo.
Una volta articolati e disposti i contenuti secondo le regole logiche, comporre
il testo in modo semplice. Il testo è semplice se risulta di immediata
comprensione. Il testo è stato compreso se chi lo ha letto sa ripetere le
informazioni ricevute e sa cosa deve fare.
Di conseguenza: le informazioni salienti devono essere visivamente chiare e, in
particolar modo, non affollate da dati e riferimenti.
9. Usare note, allegati e
tabelle per alleggerire il testo.
Il testo deve contenere le informazioni essenziali alla sua immediata
comprensione. Le altre informazioni necessarie, spesso di natura tecnica,
possono essere inserite in note a piè di pagina, in allegati o in tabelle.
Ad esempio, i riferimenti normativi che di solito occupano molto spazio negli
atti amministrativi possono essere citati nelle note.
10. Rileggere sempre i
testi scritti.
Una volta terminata la redazione di un testo, questo va sempre riletto e, se
possibile, fatto leggere da qualcun altro. La rilettura consente di verificare
la completezza, la correttezza e la semplicità del testo. Inoltre, la rilettura
evita che l'uso di stralci o di modelli precedenti, come pure l'uso della
funzione "copia e incolla" dei programmi di scrittura, lasci
incongruenze nel nuovo testo.
Per verificare la comprensibilità si suggerisce, inoltre, l'impiego di software
(programmi) per l'analisi dei testi.
Le regole di scrittura del testo *
1. Scrivere frasi brevi.
Le ricerche dicono che frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e
ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione. È sempre
preferibile dividere la frase lunga, aumentando dunque l'uso della
punteggiatura.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Qualora
dal controllo dovesse emergere la non veridicità del contenuto della
dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici conseguiti sulla base della
dichiarazione non veritiera, fermo restando quanto previsto dall'art. 26
della legge 4 gennaio 1968, n. 15, in materia di sanzioni penali |
Chi rilascia una dichiarazione falsa, anche in parte, perde i benefici descritti e subisce sanzioni penali 1. 1 Art. 26, legge n. 15 del 4 gennaio 1968. |
2. Usare parole del
linguaggio comune.
Rispetto alle parole di un dizionario, quelle che usiamo di solito sono in
numero molto contenuto. Il vocabolario di base della lingua italiana contiene
meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo preferire se vogliamo essere
capiti da chi legge.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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L'ufficio
trattamento economico in indirizzo, cesserà la corresponsione degli
emolumenti a decorrere dal 1° maggio 2001. |
Dal 1°
maggio 2001 il nostro ufficio sospenderà i pagamenti. |
3. Usare pochi termini
tecnici e spiegarli.
Contrariamente a quanto si crede, in un "testo di servizio" (un testo
che informa o fornisce istruzioni) il numero di termini tecnici indispensabili
è normalmente molto basso. In media, in un testo amministrativo le parole
tecniche sono meno di cinque su cento. È bene usare solo quelle veramente
necessarie e, quando possibile, spiegarne il significato in una nota oppure con
un piccolo glossario.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Tali
posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui
esercizio prescinde dall'adozione di atti permissivi dell'amministrazione, ma
in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di
tipo suindicato. |
I cittadini che vogliono iniziare un'attività devono chiedere un'autorizzazione alle amministrazioni competenti. |
* Gli esempi sono stati tratti da documenti attualmente usati dalle pubbliche amministrazioni.
4. Usare poco
abbreviazioni e sigle.
È bene evitare abbreviazioni e sigle: spesso sono ovvie per chi scrive, ma non
sono capite da chi legge. Se le usiamo, è bene che la prima volta che compaiono
siano sciolte e scritte per esteso. Fanno eccezione abbreviazioni e sigle d'uso
consolidato e molto note (per esempio: Fiat, Cgil, Istat).
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Le
SS.LL. sono pregate di indicare al responsabile dell'U.R.P.A. i membri della
commissione preposta al rilascio del patentino. |
Vi
chiediamo di indicare al responsabile dell'ufficio regionale per le politiche
agricole (Urpa) i membri della commissione per il rilascio del patentino. |
5. Usare verbi nella
forma attiva e affermativa.
È buona regola costruire il periodo usando prevalentemente frasi attive. Il
testo con il verbo attivo e in forma affermativa è più incisivo, le frasi sono
più brevi, la lettura più rapida.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Non
volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene
tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della commissione. |
Vi
chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione. |
6. Legare le parole e le
frasi in modo breve e chiaro.
Costruire il testo in modo semplice e compatto significa anzitutto rendere
esplicito il soggetto e ripeterlo quando è necessario. È opportuno evitare le
sequenze di parole che non hanno un verbo in forma esplicita.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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...
stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire
adeguata e qualificata attività di assistenza tecnica ai lavori ed agli
interventi programmati dal settore dipartimentale 8 ... |
...
poiché il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per
svolgere i lavori e gli interventi programmati ... |
7. Usare in maniera
coerente le maiuscole, le minuscole e la punteggiatura.
Le maiuscole sono mezzi ortografici che hanno lo scopo di segnalare l'inizio di
un periodo e i nomi propri. I testi amministrativi affidano spesso alle
maiuscole contenuti stilistici di rispetto, di gerarchia, di enfasi. Questi usi
sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della
comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto più è possibile.
La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unità di senso.
Essa non solo guida l'occhio e la voce, ma articola il contenuto logico di
quanto è scritto. Una buona punteggiatura obbliga a togliere ambiguità al testo
e a collegare in modo corretto i contenuti.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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L'emergere
di nuove modalità d'interazione anche nel settore pubblico che coinvolgono
istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno
alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle
configurazioni delle amministrazioni pubbliche e responsabili dell'offerta di
servizi pubblici. |
Anche
nel settore pubblico emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa
natura. |
8. Evitare neologismi,
parole straniere e latinismi.
Non si deve essere ostili, a priori, ai neologismi. Ma è consigliabile usarli
solo se sono effettivamente insostituibili e non usarli se sono effimeri
fenomeni di moda. Analogamente, le parole straniere e i latinismi vanno evitati
ove sia in uso l'equivalente termine in lingua italiana. È ormai frequente il
ricorso a termini tecnici propri della società dell'informazione e
dell'elettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua
italiana.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Tale
servizio, come è noto, dovrà essere esternalizzato. |
La gestione
di questo servizio sarà affidata a un soggetto esterno. |
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Bisogna
porre particolare attenzione alla policy implementation. |
Bisogna
curare con attenzione le fasi di attuazione delle politiche. |
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Le
agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio. |
Le
agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi. |
9. Uso del congiuntivo.
Il testo scritto richiede il rispetto del congiuntivo. Dove il contesto lo
permette, è opportuno però sostituire il congiuntivo con l'indicativo o con l'infinito.
L'indicativo rende il testo più diretto e evita informazioni implicite o
ambigue.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Ove la
commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide. |
Se la
commissione si riunirà per tempo, le delibere saranno ancora valide. |
10. Usare in maniera
corretta le possibilità di composizione grafica del testo.
I sistemi di video scrittura mettono a disposizione di chi scrive enormi
possibilità di scelte grafiche e tipografiche. Neretti, sottolineature, corsivi,
caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali
possibilità e possono aiutare a focalizzare l'attenzione. È bene tuttavia non
abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio è sempre visivamente
leggibile e coerente.
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Testo originale |
Testo riscritto |
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Si
comunica che NULLA OSTA per questo Comando alla sottodescritta ISTALLAZIONE
PRECARIA di materiale pubblicitario, alle condizioni retroindicate. |
Il
comando comunica che il materiale pubblicitario descritto può essere temporaneamente
installato. L'installazione deve rispettare le condizioni seguenti: a. b. c. |
Allegato 1
Un esempio.
Il caso che presentiamo è un esempio di semplificazione di un testo usato da
un'amministrazione. Lo riportiamo per mostrare i passi da compiere per scrivere
o riscrivere un testo basandosi sulle regole appena indicate.
Testo originale.
Di quanto sopra, io Segretario rogante ho ricevuto il presente atto, scritto
con mezzi meccanici da persona di mia fiducia e parte a mano da me
personalmente su 4 fogli dei quali occupa i primi 3 per intero e fino qui del
contratto, atto che viene da me letto alle parti i quali, avendolo riscontrato
pienamente conforme alla loro volontà, dichiarano di accettarlo e, pertanto,
assieme a me lo sottoscriviamo come appresso, unitamente agli allegati di cui
viene omessa la lettura avendo le parti medesime dichiarato di averne preso
conoscenza.
Caratteristiche del testo
originale:
numero parole: 90;
numero frasi: 1;
numero tecnicismi: 2 (segretario rogante, parte) cioè circa il 2% del testo di
servizio.
Analisi del testo
originale:
sequenza di parole senza un verbo in forma esplicita: "scritto con mezzi
meccanici da persona di mia fiducia e parte a mano da me personalmente su 4
fogli";
soggetti cancellati, cioè sostituiti da locuzioni avverbiali:
"di quanto sopra; dei quali occupa; di cui viene omessa";
concordanze errate: "alle parti, i quali";
forme stereotipate al posto del linguaggio comune:
mezzo meccanico invece di macchina da scrivere;
come appresso invece di seguito;
unitamente invece di insieme;
falsi tecnicismi:
omettere invece di non leggere;
sottoscrivere invece di firmare;
prendere conoscenza invece di conoscere;
assenza del capoverso, assenza del punto fermo, punteggiatura iterata;
maiuscole di reverenza (Segretario).
Testo riscritto.
Il contratto
occupa 4 pagine ed è stato compilato, nelle parti scritte a mano, dal
sottoscritto, Eugenio Verdi. I signori Mario Rossi e Luca Neri lo hanno letto e
dichiarano di accettarlo, avendolo riscontrato pienamente conforme alla loro
volontà. I documenti allegati non sono stati letti, perché i signori Rossi e
Neri affermano di conoscerli.
Sia il contratto, sia i documenti allegati vengono firmati dal sottoscritto, da
Mario Rossi e da Luca Neri.
Caratteristiche del testo
riscritto
Numero parole: 73;
Numero frasi: 4.