IL MINISTRO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE
Vista la legge 30 dicembre 1991, n. 412, recante: «Disposizioni in materia di finanza
pubblica»;
Vista la legge 29 luglio 2003, n. 229, recante «Interventi in materia di qualità
della regolazione, riassetto normativo e codificazione - legge di
semplificazione 2001» ed in particolare l'art. 10 che conferisce al Governo
delega per il coordinamento ed il riassetto delle disposizioni vigenti in
materia di società dell'informazione;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000,
recante «Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente
della Repubblica, del 20 ottobre 1998, n. 428»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica, 28 dicembre 2000, n. 445,
recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia
di documentazione amministrativa» e successive modificazioni ed integrazioni;
Visto l'art. 16 del decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n.
137, recante «Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di
firme elettroniche a norma dell'art. 13 del decreto legislativo 23 gennaio
2002, n. 10»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 agosto 2001,
recante «Delega di funzioni in materia di innovazione e tecnologie al Ministro
senza portafoglio dott. Lucio Stanca»;
Viste le «Linee guida del Governo per lo sviluppo della società
dell'informazione nella legislatura» approvate dal Consiglio dei Ministri in
data 31 maggio 2002, nelle quali, tra gli obiettivi da raggiungere
prioritariamente, è indicata la diffusione dell'impiego della posta elettronica
nella pubblica amministrazione;
Considerato che un maggiore impiego delle tecnologie informatiche nello scambio
dei dati e nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni aumenta
l'efficienza e favorisce, inoltre, notevoli risparmi di risorse;
Di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;
E m a n a
la seguente direttiva per l'impiego della posta elettronica nelle pubbliche
amministrazioni:
Paragrafo I
Il Consiglio dei Ministri, in data 31 maggio 2002, ha approvato le «Linee guida
per lo sviluppo della società dell'informazione nella legislatura» nelle quali è
contenuto l'obiettivo di adottare, entro la fine della legislatura, la posta
elettronica per tutte le comunicazioni interne alla pubblica amministrazione.
L'impiego della posta elettronica consente e facilita quel cambiamento
culturale ed organizzativo della pubblica amministrazione che risponde alle
attese del Paese ed alle sfide della competitività: bisogna accelerare questo
processo di cambiamento e darne concreta percezione anche all'esterno,
abbandonando inutili ed onerosi formalismi, considerati, anche, i consistenti
risparmi di risorse che potranno derivare alla pubblica amministrazione
dall'uso intensivo della posta elettronica. Bisogna concretamente operare affinché
di tale cambiamento possano beneficiare, al più presto, anche i cittadini e le
imprese in modo da consentire loro un accesso più veloce e più agevole alle
pubbliche amministrazioni.
In tale ottica, nell'esercizio della delega attribuita dal Parlamento al
Governo con la legge 29 luglio 2003, n. 229, si intende, inoltre, accelerare
ulteriormente il processo di trasparenza. A tal fine la completa attuazione del
protocollo informatico (il cui avvio è previsto per il primo gennaio del 2004) consentiva
la gestione dei flussi dei procedimenti in corso presso le pubbliche
amministrazioni permettendo di conoscerne lo stato e realizzando, così, un più
elevato livello di trasparenza dell'azione amministrativa.
Nell'esercizio della suddetta delega saranno anche fissati i tempi di
attuazione dell'intero nuovo processo che deve tener conto della necessità di
operare il cambiamento in tempi rapidi, per evitare la coesistenza prolungata
delle procedure elettroniche con quelle tradizionali, allo scopo di superare difficoltà
organizzative e gestionali e ridurre i relativi costi operativi.
Il Comitato dei Ministri per la società dell'informazione, nel ribadire
l'importanza di tali obiettivi, in data 18 marzo 2003, ha approvato un progetto
di sostegno alla diffusione della posta elettronica nelle amministrazioni
statali che si sviluppa nell'arco di due anni e che prevede, anche, un costante
monitoraggio della velocista del processo di cambiamento.
In considerazione dei vantaggi che possono derivare a tutta la pubblica
amministrazione dall'applicazione della presente direttiva si raccomanda di
curarne, con tutti i mezzi possibili, la più ampia ed immediata attuazione e di
garantirne la massima diffusione a tutti i dipendenti.
Ogni amministrazione, pertanto, è tenuta a porre in essere le attivista
necessarie al raggiungimento dell'obiettivo di legislatura, in modo da
garantire che, entro la data della sua scadenza, tutte le comunicazioni nelle
pubbliche amministrazioni possano avvenire esclusivamente in via elettronica.
Paragrafo II
Com'e' noto, l'utilizzo della posta elettronica quale valido mezzo di trasmissione
di documenti informatici è già previsto dall'art. 14 del testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, che consente di utilizzare la posta elettronica quale
strumento sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati.
Appare, perciò, necessario che le pubbliche amministrazioni provvedano a dotare
tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica (anche quelli per i
quali non sia prevista la dotazione di un personal computer) e ad attivare,
inoltre, apposite caselle istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture
di competenza. Queste ultime dovranno procedere alla tempestiva lettura, almeno
una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta, adottando gli
opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie
tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti.
Caratteristiche
La posta elettronica può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi
di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico e, a
differenza di altri mezzi tradizionali, offre notevoli vantaggi in termini di:
maggiore semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione; semplicità
ed economicità di archiviazione e ricerca; facilità di invio multiplo, cioè a più
destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi di quelli dei
mezzi tradizionali; velocista ed asincronia della comunicazione, in quanto non
richiede la contemporanea presenza degli interlocutori; possibilità di
consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio ufficio,
anche al di fuori della sede dell'Amministrazione ed in qualunque momento
grazie alla persistenza del messaggio nella sua casella di posta elettronica;
integrabilità con altri strumenti di automazione di ufficio, quali rubrica,
agenda, lista di distribuzione ed applicazioni informatiche in genere.
Contenuti
Le singole amministrazioni, nell'ambito delle rispettive competenze, ferma
restando l'osservanza delle norme in materia della riservatezza dei dati
personali e delle norme tecniche di sicurezza informatica, si adopereranno per
estendere l'utilizzo della posta elettronica, tenendo presente quanto segue: è
sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad
esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni
in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare
riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo
dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle
competenze, a convenzioni stipulate dall'amministrazione ecc...), diffondere
circolari o ordini di servizio; unitamente al messaggio di posta elettronica, è
anche possibile trasmettere, in luogo di documenti cartacei, documenti
amministrativi informatici in merito ai quali tale modalità di trasmissione va
utilizzata ordinariamente qualora sia sufficiente conoscere il mittente e la
data di invio; la posta elettronica è, inoltre, efficace strumento per la
trasmissione dei documenti informatici sottoscritti ai sensi della disciplina
vigente in materia di firme elettroniche; la posta elettronica può essere
utilizzata anche per la trasmissione della copia di documenti redatti su
supporto cartaceo (copia immagine) con il risultato, rispetto al telefax, di
ridurre tempi, costi e risorse umane da impiegare, soprattutto quando il
medesimo documento debba, contemporaneamente, raggiungere più destinatari;
quanto alla certezza della ricezione del suddetto documento da parte del
destinatario, il mittente, ove ritenuto necessario, può richiedere al
destinatario stesso un messaggio di risposta che confermi l'avvenuta ricezione.
Con l'occasione si fa presente che le amministrazioni, oltre a dotare tutti i
loro dipendenti di una casella di posta elettronica sono chiamate ad adottare
ogni iniziativa di sostegno e di formazione per promuovere l'uso della stessa
da parte di tutto il personale.
Paragrafo III
Come già evidenziato, il Comitato dei Ministri per la società dell'informazione
ha approvato il finanziamento, a favore delle amministrazioni statali, del
progetto, denominato @P@, che prevede interventi per la diffusione e l'utilizzo
degli strumenti telematici in sostituzione dei canali tradizionali di
comunicazione. Tale progetto, in fase di avanzata attuazione a cura del Centro
nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), prevede la
realizzazione: dell'indice della pubblica amministrazione (che individua gli
indirizzi istituzionali della P.A.) e l'attribuzione delle corrispondenti
caselle di posta elettronica; dell'indirizzario elettronico dei singoli
dipendenti (ad uso esclusivamente interno alla P.A.); di caselle di posta
elettronica certificata; di specifici progetti delle amministrazioni, ammessi
al previsto cofinanziamento, per la trasformazione delle procedure
amministrative che attualmente utilizzano il supporto cartaceo in procedure
informatizzate.
Il progetto @P@ prevede che resti affidato alle stesse amministrazioni
l'inserimento ed il tempestivo aggiornamento dei dati contenuti nell'indice e
nell'indirizzario. Ai fini di una efficace attuazione del progetto è, pertanto,
necessario che ogni amministrazione provveda: ad inserire, sul sito
www.indicepa.gov.it, le informazioni di competenza quali: la struttura
organizzativa, le aree organizzative omogenee ed i relativi indirizzi di posta
elettronica, nonché le altre informazioni definite nei documenti tecnici
presenti sul medesimo sito, entro e non oltre sessanta giorni dalla data di
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana della presente
direttiva; ad aggiornare, tempestivamente, le medesime informazioni, in modo da
garantire l'affidabilità' dell'indirizzo di posta elettronica. E', infine,
necessario che, entro il medesimo termine, sia comunicato al Centro nazionale
per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA), all'indirizzo
apa@cnipa.it, il nominativo ed i recapiti del soggetto cui, nell'ambito di ogni
amministrazione, può farsi riferimento in merito alle predette attivista.
Al fine di verificare i risultati attesi in termini di efficienza, efficacia ed
economicità, il Centro nazionale per l'informatica è incaricato di effettuare,
con cadenza semestrale, un monitoraggio sullo stato di attuazione della
presente direttiva. Sarà cura del Centro stesso definire, in raccordo con le
amministrazioni in indirizzo, le modalità tecnico operative per l'acquisizione
dei dati e delle informazioni relativi al suddetto monitoraggio.
Roma, 27 novembre 2003
Il Ministro per l'innovazione e le tecnologie
Stanca
Il Ministro per la funzione pubblica
Mazzella
Registrato alla Corte dei conti il 18 dicembre 2003 Ministeri istituzionali -
Presidenza del Consiglio dei Ministri, registro n. 13, foglio n. 297