Ministero degli Affari Esteri

DIREZIONE GENERALE DELL’EMIGRAZIONE

E DEGLI AFFARI SOCIALI

UFFICIO IV

Circolare n. 4 Roma, 12 aprile 1999

OGGETTO

Semplificazione della documentazione amministrativa

nell’ambito delle funzioni consolari

 

 

Il DPR 403/1998, a conclusione di una complessa fase di semplificazione della documentazione amministrativa, ha abrogato tutte le disposizioni, anche di legge, con esso incompatibili.

Il sistema delle recenti norme ha profondamente innovato la materia, con l'obiettivo di ridurre al minimo il numero delle certificazioni e dare il massimo impulso all'autocertificazione.

Nella razionalizzazione del servizio consolare, come noto, lo snellimento amministrativo ha carattere di massima priorità. Infatti, oltre agli evidenti vantaggi per i cittadini, le innovazioni realizzate facilitano il lavoro degli Uffici.

La DGEAS, di fronte alla nuova produzione legislativa, ha tempestivamente inviato alla rete diplomatico-consolare dettagliate istruzioni telegrafiche.

Peraltro, talune difficoltà interpretative hanno reso necessari specifici approfondimenti, in particolare con il Dipartimento della Funzione Pubblica e con il Servizio del Contenzioso Diplomatico.

Appare ora opportuno dare il quadro completo delle norme applicabili alla documentazione amministrativa, anche allo scopo di assicurare l'unità di indirizzo nell'esercizio delle funzioni consolari, mettendo a disposizione degli Uffici un agile strumento di consultazione.

 

Destinatari

Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori possono essere utilizzate nei rapporti con la pubblica amministrazione dai cittadini italiani e dagli altri cittadini dell'Unione Europea, ovunque essi risiedano.

I cittadini extracomunitari possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive soltanto se regolarmente residenti in Italia, cioè iscritti all’anagrafe della popolazione residente, limitatamente a stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

 

Cittadinanza

Il possesso della cittadinanza italiana (o, in determinati casi, di altro Paese dell'UE) è il primo requisito per l’azione consolare ed il presupposto indispensabile per la maggior parte degli atti emessi dagli Uffici consolari.

Le dichiarazioni sostitutive possono essere presentate dalle persone in possesso della cittadinanza italiana (o di altro Paese dell'UE).

Non è ammissibile la dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio da parte di coloro che abbiano presentato alle autorità diplomatico consolari domanda di riconoscimento dello status di cittadino italiano, ovvero abbiano effettuato la dichiarazione di volerla riacquistare ai sensi

dell'art. 17, della legge 91/1992, fino ad esito positivo del relativo procedimento.

Al fine di permettere all'Ufficio ricevente di effettuare gli eventuali controlli in tempi brevi, colui che dichiara il possesso della cittadinanza italiana dovrà indicare in quali registri della Pubblica Amministrazione risulti il suo status civitatis.

 

Dichiarazioni sostitutive di certificazione

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione sottoscritte dall'interessato, anche contestualmente ad un’istanza, comprovano a titolo definitivo i seguenti stati, fatti e qualità personali:

·         nascita, residenza, cittadinanza

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione, in carta libera, non sono soggette ad autenticazione della firma. Possono essere inviate per posta o per via telematica, unitamente alle relative istanze, se corredate dalla fotocopia di un documento di identità italiano o di un altro Paese dell'UE, da inserire nel fascicolo.

Fanno eccezione i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti, i quali non possono essere sostituiti da altro documento.

 

Dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Tutti gli altri stati, fatti e qualità personali sono comprovati dall’interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, sottoscritta dall'interessato in presenza del dipendente addetto, fatte salve le eccezioni espressamente previste dalla legge.

La dichiarazione può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui l'interessato abbia diretta conoscenza (coniuge, figli, genitori ecc.). Essa può anche attestare che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale.

La sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, se contestuale ad un'istanza o comunque collegata alla stessa, non deve essere autenticata.

Se la dichiarazione non è collegata ad un'istanza, essa è soggetta all'autentica della firma.

Qualora risulti necessario controllare una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nel caso in cui i dati siano certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico, l'Ufficio entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente. In questo caso, per accelerare il procedimento, l’interessato può trasmettere anche attraverso strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorché non autenticata, dei certificati di cui sia già in possesso.

Si ricorda che la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà non dove essere repertoriata tra gli atti notarili e che è stato abolito il registro degli atti rilasciati in originale alle parti. Fotocopia della dichiarazione va acquisita al fascicolo.

 

Moduli

Nei moduli va indicato che le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti dal codice penale e dalle leggi speciali in materia.

E' bene che nei moduli vengano indicati il maggior numero possibile di dati pertinenti a sostegno di quanto dichiarato, come deterrente contro le dichiarazioni false e per facilitare i controlli dell'Amministrazione (ad es., per le dichiarazioni sostitutive in cui l’interessato dichiara di essere divorziato, si dovrà indicare quale tribunale ha rilasciato la sentenza di divorzio, in che data e se è passata in giudicato).

 

Impedimento alla sottoscrizione

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare, perché analfabeta o fisicamente impedito, è raccolta dal pubblico ufficiale, previo accertamento dell’identità del dichiarante. E' quindi escluso l’invio per posta o per via telematica.

Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato, facendo menzione, a seguito della medesima, della causa dell’impedimento a sottoscrivere.

Ovviamente, se l’interessato è minorenne o incapace di intendere e di volere, la dichiarazione viene resa da chi esercita la potestà genitoriale o la tutela, senza autentica della sottoscrizione.

 

Verifiche

Gli Uffici sono tenuti ad effettuare verifiche sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive, attraverso controlli a campione e in tutti i casi in cui vi siano ragionevoli dubbi.

Ad esempio, a parte il caso di palese contrasto tra quanto dichiarato e le risultanze dell'Ufficio, possono dar luogo a dubbio l'incoerenza dei dati dichiarati, particolari circostanze ambientali e notizie contrastanti comunque pervenuto all’Ufficio.

Quanto ai controlli a campione, i Capi degli Uffici vorranno adottare idonei criteri, in base al loro prudente apprezzamento. Si possono scegliere casualmente singole dichiarazioni, ad esempio un atto al giorno o uno alla settimana, oppure tutte le dichiarazioni rilasciate in singoli giorni, ad esempio un giorno al mese scelto a caso, evidentemente senza preavviso.

Quando i controlli riguardano dichiarazioni sostitutive di certificazione, gli Uffici ne chiedono conferme direttamente all'Amministrazione competente, attraverso posta ordinaria, fax o posta elettronica. Ciò non esclude accertamenti telefonici, ma qualora essi diano esito negativo, devono essere confermati via posta, fax o E-Mail.

I controlli così effettuati non devono essere seguiti dall'acquisizione dei relativi certificati. Infatti, le certificazioni formali non possono essere il normale strumento di dialogo tra le Amministrazioni, ciò che può valere anche per contesti più ampi di quelli delle dichiarazioni sostitutive di certificazione.

Gli accertamenti vanno effettuati entro i termini massimi per l'adozione dei provvedimenti previsti dal DM 3 marzo 1995 n. 171.

Oltre alle sanzioni penali, qualora dai controlli emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento che fosse stato emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

 

 

Verifiche su stati, fatti e qualità personali certificabili da parte di autorità straniere

Gli Uffici pubblici italiani sono tenuti ad accettare le dichiarazioni sostitutive rilasciate da cittadini italiani e dell'UE, anche in relazione a stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di autorità straniere.

Tuttavia, spesso non è possibile effettuare quelle verifiche che sono parte integrante ed imprescindibile del sistema di norme sull'autocertificazione. Accade infatti che le autorità straniere si rifiutino di fornire notizie, anche in base alle leggi sulla riservatezza dei dati personali, o frappongano difficoltà non superabili in tempi brevi.

Per accelerare il procedimento, l'interessato può rilasciare alle nostre Rappresentanze autorizzazione o delega scritta ad acquisire i dati necessari presso le competenti autorità locali.

Ove non sia possibile ottenere dalle autorità locali le conferme richieste nei casi dubbi ed in occasione dei controlli a campione, gli Uffici potranno richiedere agli interessati di procurarsi direttamente la documentazione straniera occorrente.

 

Passaporti

La firma sugli atti di assenso necessari per il rilascio del passaporto non deve essere autenticata. Infatti l’assenso va considerato parte di un atto unitario (istanza, dichiarazione sostitutiva di certificazione, assenso), anche nel caso in cui esso sia contenuto in un fog1io separato, allegato all'istanza.

Le fotografie degli interessati sono comunque soggette ad autentica, ai sensi della legge sui passaporti 1185/1967, art. 16, secondo comma, come ribadito dall'art. 2, settimo comma della legge 127/1997.

L’autentica è effettuata dall'addetto che riceve l’istanza, qualora l’interessato si presenti personalmente presso l’Ufficio consolare.

Se invece l'istanza viene inviata per posta, deve essere corredata, oltre che da fotocopia di un documento di riconoscimento, anche da fotografia autenticata. Tale autentica può essere effettuata anche presso l'autorità locale competente e deve essere conforme alle norme sulla legalizzazione.

Per il rinnovo del passaporto, non sono ovviamente necessarie la fotografia autenticata e la fotocopia del documento di identità.

Si sottolinea l'importanza delle verifiche preventive, allorquando emergano qualificate incertezze di non rispondenza al vero di quanto dichiarato dal richiedente, soprattutto circa lo status civitatis.

 

Doveri d'ufficio

La mancata osservanza delle norme sull'autocertificazione da parte dei dipendenti costituisce violazione dei doveri d’ufficio, da sanzionare secondo le modalità e nei termini fissati dalle fonti normative e contrattuali.

Si attira l'attenzione dei Titolari delle sedi sull'esigenza di impartire puntuali disposizioni e di vigilare sulla corretta applicazione della normativa, anche per quanto riguarda l'adeguamento della modulistica e l'effettuazione dei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni.

 

Informazione e rapporti con gli Uffici in Italia

Appare opportuno che le Rappresentanze diplomatico-consolari diano ampia informazione all'utenza locale circa le nuove nome sulla documentazione amministrativa, anche attraverso i Comites, le Associazioni e gli altri Enti italiani operanti nelle rispettive circoscrizioni.

L'azione informativa riguarda, ovviamente, anche i rapporti tra i cittadini italiani all’estero e gli Uffici pubblici in Italia.

E’ proprio in quest’ambito che si possono manifestare maggiori difficoltà pratiche e resistenze

allo snellimento della documentazione amministrativa.

E' possibile, cioè, che taluni pubblici Uffici nel caso dei cittadini all'estero, continuino a ritenere imprescindibili i certificati consolari, le autentiche di firme, o persino visti consolari generici sulla documentazione prodotta.

A tale riguardo gli Uffici consolari, come si è detto, informeranno adeguatamente gli utenti circa le semplificazioni introdotte in materia di certificazioni amministrative. Peraltro, nei casi maggiormente significativi o più ricorrenti, dialogheranno con gli Uffici in Italia, ai fini di una puntuale applicazione delle norme.

Qualora non sia possibile ovviare altrimenti alla richiesta di certificati, autentiche o visti consolari da parte di Uffici in Italia, gli Uffici consolari potranno rilasciarli, ove ritenuto opportuno, ad evitare un danno ingiusto al cittadino.

Ove persistano casi di carente attuazione delle norme, le Rappresentanze diplomatico-consolari vorranno segnalarli al Ministero competente per materia ed all'Osservatorio permanente sull'applicazione della legge l27/1997 istituito presso la Presidenza dei Consiglio dei Ministri- Dipartimento della Funzione Pubblica, anche via E-Mail o fax n. 06/85982075.

 

Acquisizione diretta di dati ed esibizione di documenti di riconoscimento

Nei casi in cui gli Uffici acquisiscono direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'Amministrazione italiana competente, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza (con l'indicazione dell'Ufficio mittente, del funzionario responsabile, e del relativo numero fax o codice E-Mail).

I documenti trasmessi tramite fax o E-Mail soddisfano il requisito della forma scritta e non devono essere seguiti dall'invio per posta dell'originale.

I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza e stato civile risultanti da documenti di riconoscimento italiani o di altro Paese dell’UE hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati. Nell’acquisire tali dati, va inserita nel fascicolo fotocopia dei documenti in questione.

E' fatta salva la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei dati contenuti nei documenti esibiti. Nel caso in cui i dati abbiano subito variazioni, successivamente ai rilascio dei documenti stessi, si applicano le sanzioni previste dall'art. 489 del codice penale.

 

Validità in Italia degli atti formati negli ordinamenti stranieri

Il sistema di norme sulla semplificazione della documentazione amministrativa ha di fatto superato il problema dell'utilizzazione diretta in Italia di atti formati all'estero. Infatti, dal punto di vista pratico, è di gran lunga più agevole per il cittadino italiano effettuare una dichiarazione sostitutiva, eventualmente allegando l'atto straniero.

Si ritiene peraltro utile fare il punto su tale questione.

In base all'art. 17 della legge 15/1968, sono validi nel nostro ordinamento gli atti formati all'estero, se tradotti in italiano e legalizzati, sempre che non esenti da legalizzazione in base alle convenzioni internazionali.

Quanto alla traduzione, si possono considerare validi in Italia gli atti emanati nella lingua locale ed in lingua italiana, ad esempio utilizzando formulari bilingui oppure ufficialmente tradotti in italiano. Può essere ammessa la traduzione effettuata nelle forme previste dalla legge italiana ed in quelle previste dalla legge locale. Ad esempio, sì può fare riferimento ai traduttori ufficiali cioè quelli iscritti nei pubblici registri, ove esistenti o, che, di volta in volta, prestino giuramento nelle forme previste dall’ordinamento locale.

In merito alle formalità, cui vanno soggetti sia gli atti che le traduzioni, la convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 ha eliminato per gli Stati contraenti la legalizzazione degli atti pubblici stranieri tuttavia soggetti all'apposizione di un’apostille. Essa è in vigore tra tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, salvo Irlanda, Danimarca e Svezia.

La convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sulla soppressione della legalizzazione degli atti negli Stati membri dell'Unione Europea non prevede alcuna formalità; ma essa è attualmente in vigore solo tra Italia, Francia e Danimarca.

Inoltre non è prevista alcuna formalità per l'utilizzazione degli atti di tutti gli Stati membri dell’UE in specifici settori come quello della sicurezza sociale, che sono oggetto di apposita normativa comunitaria. Lo stesso vale per gli Stati che hanno stipulato con l'Italia specifiche convenzioni bilaterali e per le convenzioni multilaterali sullo stato civile.

 

 

Il Drettore Generale

Dell’Emigrazione e degli Affari Sociali

FERRARIN