Direzione Centrale per i Servizi
Demografici
IL DIRETTORE CENTRALE (Ciclosi)
Prot. n . 02003803-15100/366
Roma, 25 giugno 2002
AI SIGG. PREFETTI
L O R O S E D I
AL SIG. COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI
T R E N T O
AL SIG. COMMISSARIO DEL GOVERNO PER LA PROVINCIA DI
B O L Z A N O
AL SIG. PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE DELLA
VALLE D’AOSTA
A O S T A
e, per conoscenza:
AL COMMISSARI DELLO STATO PER LA REGIONE SICILIA
P A L E R M O
- AL RAPPRESENTANTE DEL GOVERNO PER LA REGIONE
SARDEGNA
C A G L I A R I
- ALL’ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA
Via Cesare Balbo, 16
00184 - R O M A
- ALLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI R O M
A
Dipartimento per la Funzione Pubblica
Dipartimento per l’Innovazione e le Tecnologie
R O M A
- AL MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI
D.G.I.E.P.M. – UFFICIO I
R O M A
- AL MINISTRO PER GLI ITALIANI NEL MONDO
R O M A
- ALL’ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEI COMUNI D’ITALIA
Via dei Prefetti, 46
00186 - R O M A
- ALL’ASSOCIAZIONE NAZIONALE UFFICIALI DI
STATO CIVILE E DI ANAGRAFE
Via dei Mille, 35 E/F
40024 CASTEL SAN PIETRO TERME
(BO)
- AL GABINETTO DEL SIG. MINISTRO
S E D E
- ALLA DEA - Demografici Associati - Presso
Amministrazione Comunale - Viale Comaschi n. 1160
56021 - CASCINA (PI)
- ALLA DIREZIONE CENTRALE PER I SERVIZI ELETTORALI
Servizio Informatica
S E D E
CIRCOLARE
TELEGRAFICA n. 13 (2002)
Oggetto: Anagrafe
degli italiani residenti all’estero: nuovo programma di gestione e trasmissione
dati.
Dall’istituzione, ormai più che decennale, delle anagrafi degli italiani
residenti all’estero, con la fattiva collaborazione delle SS.LL. e dei Comuni,
si è compiuto nel tempo un considerevole sforzo volto a migliorare
costantemente la qualità dei dati in esse contenuti ed a garantirne
l’esattezza, identificando le criticità del sistema al fine di porvi rimedio.
Sono
stati, infatti, effettuati più confronti tra tali anagrafi e gli archivi
consolari, con lo scopo di allineare e verificare le rispettive informazioni, è
stata eliminata la così detta “anagrafe residuale” di Roma, e sono stati
effettuati controlli puntuali, anche con l’apporto dei diretti interessati, ogni
volta che se ne è presentata l’occasione.
L’entrata in vigore della legge 27 dicembre 2001, n. 459 che introduce il voto
per corrispondenza dei connazionali espatriati, dispone oggi la istituzione
dell’Elenco degli italiani all’estero mediante unificazione dei dati dell’AIRE
e degli schedari consolari.
A tal fine, questa Amministrazione sta realizzando una procedura che, entro la
fine dell’anno, consentirà ai Comuni di trasmettere le variazioni anagrafiche
per via telematica all’AIRE centrale per evitare l’accumulo di giacenze e
ridurre al minimo il pericolo di errori di digitazione. Nel contempo, si sta
provvedendo a concordare con il Ministero degli Affari Esteri la realizzazione
di un sistema di comunicazione con la costituenda rete consolare per poter giungere
in tempi brevi alla costituzione di un archivio unico, costantemente aggiornato
da Consolati e Comuni per i dati di rispettiva competenza.
La
recente emanazione della legge 27 maggio 2002, n. 104 (G.U. n. 127 del
1/6/2002), inoltre, nell’innovare i procedimenti relativi alla rilevazione dei
cittadini residenti all’estero, introduce la cancellazione dall’AIRE per
irreperibilità presunta, salvo prova contraria:
1) trascorsi cento anni dalla nascita;
2) dopo due rilevazioni censuarie consecutive concluse con esito negativo;
3) quando risulti inesistente, tanto nel comune di provenienza quanto
nell’AIRE, l’indirizzo all’estero;
4) quando risulti dal ritorno per mancato recapito della cartolina avviso,
spedita ai sensi dell’art. 6 della legge 7 febbraio 1979, n. 40, in occasione
delle due ultime consultazioni che si siano tenute con un intervallo non
inferiore ad un anno, esclusa l’elezione del Parlamento Europeo limitatamente
ai cittadini residenti nell’Unione Europea nonché le consultazioni referendarie
locali.
Ai sensi dell’art. 3 della medesima legge, i cittadini cancellati possono, in
ogni momento, richiedere, con comunicazione recante l’indicazione delle proprie
generalità e del luogo di residenza, al Comune che ha provveduto alla
cancellazione, di essere reiscritti d’ufficio nell’anagrafe degli italiani
residenti all’estero e nelle liste elettorali.
Al riguardo, si pregano le SS.LL. di voler sollecitare i Sigg.ri Sindaci a
disporre l’esatta e tempestiva applicazione di tali nuove norme, che, peraltro,
ricalcano le precedenti disposizioni dettate dal così detto decreto
“pulisci-liste”, che, a causa della mancata conversione in legge del medesimo,
dovettero, com’è noto, essere revocate.
Sempre ai fini della esattezza dei dati raccolti, dovrà porsi particolare cura
nella più sollecita trascrizione degli atti di stato civile pervenuti
dall’estero e relativa comunicazione all’ufficiale di anagrafe per gli
adempimenti di competenza.
In attesa di realizzare il cennato sistema di comunicazione per via telematica,
poiché l’attuale procedimento si rivela da tempo insufficiente a garantire il
tempestivo inoltro delle variazioni anagrafiche all’AIRE centrale e
costituisce, inoltre, un considerevole aggravio di lavoro per gli Uffici
Territoriali del Governo, è stato realizzato, con la collaborazione tecnica del
CED elettorale, un programma su CD per l’inserimento, la cancellazione, la
modifica dei dati delle AIRE comunali e la trasmissione degli archivi
aggiornati direttamente a questo Ministero.
La nuova procedura è stata presentata ed illustrata al Convegno Euro P.A.,
tenutosi a Rimini nei giorni dal 10 al 13 aprile u.s., in occasione del quale
il sig. Ministro ne ha consegnato copia a trenta Comuni.
Al
riguardo, si comunica che è in corso la trasmissione di un plico a ciascun
Comune, con il quale viene fornito un supporto personalizzato contenente il
database di tutte le posizioni anagrafiche di competenza, il software
applicativo per la gestione dei dati, i files di documentazione, nonché il
prodotto per l’installazione di detto software e i componenti di sistema
necessari per il corretto funzionamento del programma. Il CD è anche corredato
di un help in linea e di una presentazione per l’autoformazione all’uso delle
varie funzioni gestionali.
Mediante l’utilizzo di un PC, dotato di risorse minimali, tutti i Comuni
dovranno, pertanto, gestire informaticamente la propria AIRE e trasmettere
periodicamente l’archivio aggiornato direttamente al Ministero.
Gli Uffici Territoriali del Governo non dovranno più gestire la modulistica
AIRE che non verrà più utilizzata. Nel caso in cui vi siano ancora
aggiornamenti da effettuare giacenti presso gli Uffici medesimi, gli stessi
dovranno essere ritrasmessi ai Comuni per la gestione diretta.
Benchè il plico inviato ai Comuni contenga anche tutta la documentazione
operativa occorrente, si ritiene opportuno precisare quanto segue:
-
nella prima fase di avviamento, il programma non sarà condivisibile su una
eventuale rete interna e, pertanto, le operatività si dovranno effettuare tutte
su un’unica postazione. Per la sola visualizzazione dei dati si potrà
installare la procedura anche su diversi PC, preoccupandosi di prelevare il
database aggiornato dal PC su cui viene effettuata la gestione;
- al fine della sicurezza dei dati da trattare, si raccomanda che la gestione
di utenti e passwords sia demandata ad un unico responsabile che deve avere il
solo compito di abilitare o disabilitare gli utenti operativi, definendone i
privilegi;
- è importante sottolineare che tutti i Comuni, esclusi quelli meccanizzati,
dovranno utilizzare esclusivamente il pacchetto applicativo realizzato per
l’acquisizione dei dati nell’AIRE centrale, da trasmettere periodicamente al
CED elettorale, e non dovranno più compilare e trasmettere agli UTG i modelli
AIRE 01-02-03 come già anticipato dalla circolare telegrafica ministeriale n.
12/2002 del 10/6/2002, né trasmettere al detto CED i supporti informatici o i
tabulati di controllo concernenti l’avvenuto allineamento con i dati degli
schedari consolari;
- i Comuni meccanizzati, invece, ove preferiscano non utilizzare il predetto
pacchetto applicativo, potranno continuare a fornire i supporti informatici,
secondo il tracciato record già in uso, fino al mese di settembre p.v., data
dalla quale dovranno anch’essi fornire i dati secondo il nuovo tracciato
allegato al plico agli stessi trasmesso;
-
per eventuali variazioni di territori e Uffici Consolari, le modalità tecniche
di acquisizione saranno comunicate ai Comuni che debbono provvedere
all’aggiornamento delle posizioni anagrafiche interessate;
- nel nuovo programma sono stati inseriti i codici fiscali già validati con
l’Agenzia delle Entrate. Per l’attribuzione dei codici mancanti, i Comuni
dovranno provvedere ad integrare le posizioni incomplete, previe opportune verifiche
ed intese con la citata Agenzia;
- i supporti informatici contenenti gli archivi aggiornati dovranno essere
trasmessi bimestralmente al CED elettorale (Ministero dell’Interno –
Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali – Servizio Informatica della
Direzione Centrale dei Servizi Elettorali ), informandone per conoscenza l’UTG
di appartenenza, che vigilerà sulla corretta e tempestiva attuazione di tale
disposizione; il primo invio dovrà essere effettuato entro il 30 ottobre p.v.,
al fine di porre in essere gli adempimenti previsti dalla legge 459/2001;
- nell’attivare la funzione di “Esporta dati per il Ministero”, si raccomanda
di prestare la massima attenzione sia nel creare con la stessa il “file”
contenente l’archivio dati aggiornato che nel copiare tale “file” sul supporto
informatico da inviare al Ministero;
- eventuali anomalie o richieste di chiarimenti, concernenti l’utilizzo del
pacchetto applicativo, potranno essere segnalate con e-mail, da inviare
all’indirizzo di posta elettronica Infoaire@cedelett.mininterno.it, oppure
contattando i numeri telefonici 0646548005, 0646548027, 0646548028, 0646548045
e 0646526046 del Servizio Informatica della Direzione Centrale dei Servizi
Elettorali negli orari dalle 9 alle 18 nei giorni di martedì e giovedì e dalle
9 alle 13.00 nei restanti giorni della settimana. Per problematiche di tipo
amministrativo o normativo potrà essere contattato, invece, il numero
telefonico 0646525176 di questa Direzione Centrale.
Si
prega di voler comunicare, con la massima sollecitudine, quanto sopra esposto
ai Sigg.ri Sindaci, invitandoli a disporre l’immediato utilizzo del pacchetto
applicativo fornito, di cui dovranno assicurare l’avvenuta ricezione via
“e-mail” al predetto indirizzo di posta elettronica.
Si confida nella consueta collaborazione da parte delle SS.LL., che vorranno
provvedere al monitoraggio, tramite la procedura applicativa già in uso,
dell’andamento dell’attività effettuata dai Comuni, atteso che la buona
riuscita del progetto è fondamentale per poter passare in tempi brevi alla
trasmissione delle variazioni AIRE per via telematica.