Codice Europeo di Buona Condotta Amministrativa
Il Codice Europeo di Buona Condotta Amministrativa, è
stato recentemente pubblicato in Internet dal Mediatore europeo, l'organismo
che indaga sui casi di cattiva amministrazione delle istituzioni comunitarie
(vedi newsletter 2). Nel Codice sono presenti le linee
guida e i principi generali che amministratori e funzionari devono rispettare
nelle proprie relazioni con il pubblico, per una buona condotta amministrativa.
Per maggiori informazioni e per scaricare il codice:
www.europarl.eu.int/ombudsman/code/it/default.htm
www.europarl.eu.int/ombudsman/code/es/default.htm
IL CODICE EUROPEO DI BUONA CONDOTTA AMMINISTRATIVA
Il 6 settembre 2001, il Parlamento europeo ha adottato una
risoluzione mediante la quale
si è approvato un codice di buona
condotta amministrativa che le istituzioni ed organi comunitari, i loro amministratori
ed i loro funzionari dovranno rispettare nelle proprie relazioni con il
pubblico.
L'idea di un codice è stata proposta
per la prima volta nel 1998, dal deputato europeo Roy
PERRY. Il Mediatore europeo ne ha
redatto il testo in seguito ad un'indagine di propria iniziativa e l'ha
presentato al Parlamento in forma di relazione speciale. La risoluzione
del Parlamento sul codice è basata sulla proposta del Mediatore, con alcune
modifiche apportate dall'on.
PERRY, relatore per la commissione per le petizioni
del Parlamento europeo.
Lo statuto del codice
La Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea è stata proclamata nel corso del vertice di Nizza, nel
dicembre 2000. Comprende, come diritti fondamentali della cittadinanza, il
diritto ad una buona amministrazione ed il diritto
di sottoporre al Mediatore europeo casi di cattiva amministrazione.
L'obiettivo del codice è di spiegare in maniera il più
possibile dettagliata ciò che il diritto alla buona amministrazione
menzionato nel codice stesso significhi nella pratica.
Diritto ad una buona amministrazione
1. Ogni individuo ha diritto a che le questioni che lo
riguardano siano trattate in modo imparziale, equo ed entro un termine
ragionevole dalle istituzioni e dagli organi dell'Unione.
2. Tale diritto comprende in particolare:
– il diritto di ogni cittadino di essere ascoltato
prima che nei suoi confronti venga adottato un
provvedimento individuale che gli rechi pregiudizio,
– il diritto di ogni
individuo di accedere al fascicolo che lo riguarda, nel rispetto dei legittimi
interessi della riservatezza e del segreto professionale,
– l'obbligo per l'amministrazione di motivare le
proprie decisioni.
3. Ogni individuo ha diritto al risarcimento da parte
della Comunità dei danni cagionati dalle sue istituzioni o dai suoi agenti nell'esercizio delle loro funzioni conformemente
ai principi generali comuni agli ordinamenti degli Stati membri.
4. Ogni individuo può rivolgersi alle istituzioni
dell'Unione in una delle lingue del trattato e deve
ricevere una risposta nella stessa lingua.
(Articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali)
Mediatore
Qualsiasi cittadino dell'Unione o qualsiasi persona fisica
o giuridica che risieda o abbia sede in uno Stato membro ha il diritto di
sottoporre al Mediatore dell'Unione casi di cattiva amministrazione nell'azione
delle istituzioni od degli organi comunitari, salvo la
Corte di giustizia e il Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro
funzioni giurisdizionali.
(Articolo 43 della Carta dei diritti fondamentali)
Il Mediatore conduce indagini su possibili casi di cattiva
amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organi comunitari.
Secondo la definizione di cattiva amministrazione proposta dal Mediatore nella
sua relazione per il 1997, "si parla di cattiva amministrazione quando
un'istituzione omette di compiere un atto dovuto, opera in modo irregolare o
agisce in maniera illegittima."
Il Parlamento europeo ha approvato questa definizione.
Contemporaneamente all'approvazione del Codice, il
Parlamento europeo ha approvato una risoluzione invitando il mediatore ad
applicare il codice allorché ravvisi un caso di cattiva amministrazione, al
fine di rendere effettivo il diritto dei cittadini alla buona
amministrazione come stabilito dall'articolo 41 della Carta.
Il Mediatore applicherà pertanto la definizione di cattiva
amministrazione alla luce delle regole e dei principi contenuti nel codice.
L'articolo 192 del Trattato CE
prevede la possibilità, per il Parlamento europeo, di chiedere alla Commissione
di presentare una nuova legge. Accogliendo il suggerimento originariamente
proposto dall'on. Jean-Maurice DEHOUSSE, relatore
della commissione giuridica e per il mercato interno, nella risoluzione del 6
settembre 2001 del Parlamento europeo, si invita
ugualmente la Commissione europea a presentare un progetto di regolamento
contenente il Codice di buona condotta amministrativa, progetto che sarà basato
sull'articolo 308 del Trattato istitutivo della Comunità europea.
Il fatto di includere il Codice all'interno di un regolamento
sottolineerebbe, agli occhi tanto dei cittadini che
dei funzionari, la natura obbligatoria delle regole e dei principi ivi
contenuti.
La procedura d'adozione di un regolamento richiederà
un'iniziativa formale della commissione giuridica del Parlamento europeo, una
proposta della Commissione e l'accordo unanime del Consiglio. Un regolamento
potrà pertanto essere adottato nel 2002.
Il testo del
codice
Il codice, così come approvato dal Parlamento, contiene le
seguenti disposizioni sostanziali:
Articolo 1
Disposizione generale
Nei loro rapporti con il pubblico, le istituzioni e i loro funzionari rispettano i principi che compongono il
codice di buona condotta amministrativa, denominato in appresso "il
codice".
Articolo 2
Ambito personale di applicazione
1. Il codice si applica a tutti i funzionari ed altri
agenti, per i quali vigono lo Statuto dei funzionari e le regolamentazioni
applicabili agli altri agenti, nei loro rapporti con il pubblico.
Di seguito il termine funzionari si riferisce
sia ai funzionari che agli altri agenti.
2. Le Istituzioni e le loro amministrazioni adottano le
misure necessarie per far sì che le disposizioni previste dal presente codice
si applichino alle altre persone alle loro dipendenze,
quali persone impiegate con
contratto di diritto privato, esperti di amministrazioni nazionali in
commissioni di servizio e tirocinanti.
3. Il termine pubblico si riferisce alle persone fisiche e
giuridiche, a prescindere che abbiano o meno la
propria residenza o sede registrata in uno Stato membro.
4. Ai fini del presente codice:
a) con il termine "istituzione" si intende un'istituzione o un organo comunitario
b) con il termine "funzionario" si intende un funzionario o un altro agente delle Comunità
europee
Articolo 3
Ambito materiale di applicazione
1. Il presente codice contiene i principi generali di
buona condotta amministrativa che si applicano a tutti i rapporti delle
istituzioni e delle loro amministrazioni con il pubblico, a
meno che non siano disciplinati da disposizioni specifiche.
2. I principi esposti nel presente codice non si applicano
ai rapporti tra l’istituzione e i suoi funzionari, in
quanto tali rapporti sono disciplinati dallo Statuto del personale.
Articolo 4
Legalità
Il funzionario agisce secondo la legge ed applica le norme
e le procedure previste dalla legislazione comunitaria. Il funzionario vigila
in particolare affinché le decisioni che incidono sui diritti o sugli interessi
dei singoli abbiano un fondamento di legge e che il loro contenuto sia conforme alla legge.
Articolo 5
Assenza di discriminazione
1. Nel trattare le richieste del pubblico e
nell’adottare decisioni, il funzionario garantisce che sia
rispettato il principio della parità di trattamento. I membri del pubblico che
si trovano nella stessa situazione sono trattati in modo identico.
2. Se si verificano diversità di trattamento, il
funzionario garantisce che ciò sia giustificato dagli
aspetti obiettivi e pertinenti del caso in questione.
3. In particolare, il funzionario evita qualsiasi
discriminazione ingiustificata tra membri del pubblico basata
su nazionalità, sesso, razza, colore della pelle, origine etnica o sociale,
caratteristiche genetiche, lingua, religione o credo, opinioni politiche o di
qualunque altro tipo, appartenenza a una minoranza nazionale, proprietà,
nascita, handicap, età od orientamento sessuale.
Articolo 6
Proporzionalità
1. Nell’adottare decisioni, il funzionario assicura
che le misure adottate siano proporzionali all’obiettivo voluto. In
particolare il funzionario evita di limitare i diritti dei cittadini o di
imporre loro oneri, qualora non esista una ragionevole relazione tra tali
restrizioni od oneri e la finalità dell’azione.
2. Nell’adottare decisioni, il funzionario rispetta
il giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l’interesse
pubblico in generale.
Articolo 7
Assenza di abuso di
potere
Le competenze sono esercitate unicamente per le finalità
per le quali sono state conferite dalle disposizioni
applicabili. In particolare il funzionario evita di utilizzare tali poteri per
finalità prive di fondamento di legge o che non siano
giustificate dall’interesse generale.
Articolo 8
Imparzialità e indipendenza
1. Il funzionario è imparziale e indipendente. Il
funzionario si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi
su membri del pubblico, nonché da qualsiasi trattamento preferenziale
quali che ne siano i motivi.
2. Il funzionario non è condizionato da alcuna
influenza esterna di qualsiasi tipo, comprese le influenze politiche, o
da interessi personali.
3. Il comportamento di un funzionario non deve essere mai
ispirato a interesse personale, familiare o nazionale,
né dipendere da pressioni politiche. Il funzionario si astiene dal partecipare
all’adozione di decisioni in cui egli stesso o un suo congiunto abbia un interesse finanziario.
Articolo 9
Obiettività
Nell’adottare decisioni, il funzionario tiene conto
dei fattori pertinenti e assegna a ciascuno di essi il
proprio peso adeguato ai fini della decisione, ignorando qualsiasi elemento
irrilevante.
Articolo 10
Legittime aspettative,
coerenza e consulenza
1. Il funzionario è coerente con il proprio comportamento
amministrativo nonché con l’azione amministrativa dell’istituzione.
Il funzionario segue le normali prassi dell’istituzione, a meno che non
vi siano legittimi motivi per discostarsi da esse in
un caso specifico.
2. Il funzionario rispetta le legittime e ragionevoli aspettative che membri del pubblico nutrono sulla base dei
precedenti comportamenti dell’istituzione.
3. Se del caso, il funzionario consiglia il pubblico su
come presentare una questione rientrante nella sua sfera di
competenza e su come procedere durante l'esame del fascicolo.
Articolo 11
Equità
Il funzionario opera in modo imparziale, equo e
ragionevole.
Articolo 12
Cortesia
1. Nei suoi rapporti con il pubblico, il funzionario dà prova di spirito di servizio, correttezza, e
disponibilità. Nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e
posta elettronica, il funzionario cerca di rendersi quanto più possibile utile
e di rispondere nella maniera più completa e accurata
possibile alle domande postegli.
2. Se il funzionario non è responsabile per la materia in
questione, egli indirizza il cittadino al funzionario competente.
3. Se si verifica un errore che lede i diritti o gli
interessi di un membro del pubblico, il funzionario è tenuto a scusarsi, a
sforzarsi di correggere nel modo più opportuno gli effetti negativi risultanti
dal suo errore e a informare il membro del pubblico di eventuali
diritti di ricorso in conformità dell'articolo 19 del codice.
Articolo 13
Risposta alle lettere nella lingua del
cittadino
Il funzionario fa sì che ogni cittadino dell’Unione
o qualsiasi membro del pubblico che scrive all’istituzione in une delle
lingue previste dal trattato riceva una risposta nella stessa lingua.
Nei limiti del possibile, la presente disposizione si
applica anche a persone giuridiche, quali organizzazioni e imprese.
Articolo 14
Avviso di ricevimento e indicazione del
funzionario competente
1. Per ogni lettera o denuncia indirizzata all’istituzione
viene inviato un avviso di ricevimento entro un
termine di due settimane, tranne i casi in cui può essere trasmessa una
risposta nel merito entro tale termine.
2. La risposta o avviso di
ricevimento riporterà il nome e il numero di telefono del funzionario che si
occupa della questione nonché il servizio cui appartiene.
3. Non è necessario inviare un
avviso di ricevimento o rispondere a lettere o denunce inopportune in ragione
del loro numero eccessivo o perché ripetitive o prive di significato.
Articolo 15
Obbligo di trasmissione al servizio competente
dell’istituzione
1. Se una lettera o una denuncia destinata
all’istituzione è indirizzata o trasmessa a una
Direzione generale, a una Direzione o Unità che non è competente a trattare il
caso, i suoi servizi fanno sì che il fascicolo sia trasmesso senza indugio al
servizio competente dell’istituzione.
2. Il servizio che ha inizialmente ricevuto la lettera o
la denuncia informa l’autore di tale trasmissione indicando il nome e il
numero di telefono del funzionario al quale il fascicolo è stata
trasmesso.
3. Il funzionario segnala al
cittadino o all'associazione gli eventuali errori od omissioni riscontrabili
nei loro documenti e dà loro la possibilità di correggerli.
Articolo 16
Diritto di essere ascoltato e di rilasciare
dichiarazioni
1. Nei casi in cui siano
coinvolti i diritti o gli interessi di persone fisiche, il funzionario fa sì
che, in ogni fase del processo decisionale, sia rispettato il diritto alla
difesa.
2. Ogni membro del pubblico ha il diritto, nei casi in cui
deve essere presa una decisione che incide sui suoi diritti, di presentare
commenti scritti e, se del caso, di presentare osservazioni
orali prima che la decisione sia adottata.
Articolo 17
Termine ragionevole per l’adozione di
decisioni
1. Il funzionario assicura che sia presa una decisione su
ogni richiesta o denuncia indirizzata all’istituzione entro un termine
ragionevole, senza indugio e in ogni caso non oltre i due mesi dalla data di
ricevimento. La stessa norma si applica alle risposte a
lettere provenienti da membri del pubblico e alle risposte a note
amministrative che il funzionario abbia inviato ai suoi superiori richiedendo
istruzioni quanto alle decisioni da adottarsi.
2. Qualora, a causa della complessità delle questioni sollevate,
una richiesta o una denuncia indirizzata all’istituzione non possa essere
oggetto di una decisione entro il termine summenzionato, il funzionario ne
informa quanto prima l’autore. In tal caso, una decisione deve essere notificata all’autore nel più breve tempo
possibile.
Articolo 18
Obbligo di indicare i motivi delle decisioni
1. Qualsiasi decisione dell’istituzione che possa
ledere i diritti o gli interessi di una persona fisica indica
i motivi sui quali essa si basa specificando chiaramente i fatti pertinenti e
la base giuridica della decisione.
2. Il funzionario evita di adottare decisioni basate su
motivi sommari o vaghi o che non contengano un
ragionamento individuale.
3. Qualora, a causa del gran numero di persone interessate
da decisioni identiche, non sia possibile comunicare in modo dettagliato i
motivi della decisione e siano pertanto elaborate risposte standard, il
funzionario si impegna a trasmettere in un secondo
tempo un ragionamento individuale al cittadino che ne faccia espressamente
richiesta.
Articolo 19
Indicazione delle possibilità di ricorso
1. Una decisione dell’istituzione che possa ledere i
diritti o gli interessi di una persona fisica contiene
un’indicazione delle possibilità di ricorso disponibili per impugnare la
decisione. Essa indica in particolare la natura dei mezzi di ricorso, gli
organismi presso i quali possono essere esperiti,
nonché i termini per farlo.
2. In particolare, le decisioni fanno riferimento alla
possibilità di avviare procedure giudiziarie e presentare denunce dinanzi al
Mediatore alle condizioni indicate rispettivamente
agli articoli 230 e 195 del
trattato che istituisce la Comunità europea.
Articolo 20
Notifica della decisione
1. Il funzionario garantisce che le decisioni che ledono i
diritti o gli interessi di individui siano notificate
per iscritto alla persona o alle persone interessate, non appena la decisione è
adottata.
2. Il funzionario si astiene dal comunicare la decisione
ad altre fonti prima che la persona o le persone interessate ne siano informate.
Articolo 21
Tutela dei dati
1. Il funzionario che tratta dati personali
riguardanti un cittadino rispetta la vita privata e l'integrità del singolo
individuo nel rispetto delle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001
concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei
dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché
la libera circolazione di tali dati
2. Il funzionario evita in particolare di utilizzare dati
personali per finalità illecite o di trasmettere tali dati a persone non autorizzate.
Articolo 22
Richieste di informazioni
1. Qualora sia competente per la materia in questione, il
funzionario fornisce a membri del pubblico le informazioni richieste. Il
funzionario fa in modo che le informazioni comunicate siano chiare e
comprensibili.
2. Qualora una richiesta di informazioni
orale sia troppo complessa o troppo estesa, il funzionario invita
l’interessato a formulare la propria domanda per iscritto.
3. Se un funzionario, per motivi di riservatezza, non può
fornire le informazioni richieste, egli, conformemente all’articolo 18
del presente codice, indica all’interessato i motivi per i quali non può
comunicare le informazioni.
4. Per richieste di informazioni
su questioni per le quali non è competente, il funzionario indirizza il
richiedente alla persona competente indicandogli nome e numero di telefono. Per
richieste di informazioni riguardanti un’altra
istituzione od organismo comunitario, il funzionario indirizza il richiedente a
tale istituzione od organismo.
5. In funzione dell’oggetto della richiesta, il
funzionario indirizza, se del caso, il richiedente al servizio
dell’istituzione competente a fornire informazioni al pubblico.
1 GU L
8/1 del 12 gennaio 2001
Articolo 23
Richieste di accesso
del pubblico a documenti
1. A seguito di richieste di accesso
a documenti dell’istituzione, il funzionario dà accesso a tali documenti
conformemente alla decisione dell’istituzione concernente l’accesso
del pubblico ai documenti.
2. Se il funzionario non può ottemperare a una richiesta
orale di accesso a documenti, egli invita il cittadino
a formulare tale richiesta per iscritto.
Articolo 24
Tenuta di registri idonei
I dipartimenti dell’istituzione tengono idonei
registri della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti che
ricevono e delle misure che adottano.
Articolo 25
Informazione al pubblico del codice
1. L’istituzione adotta misure efficaci per
informare il pubblico dei diritti ad esso spettanti ai
sensi del presente codice. Ove possibile, rende il testo disponibile sotto
forma elettronica attraverso la home page del suo sito
web.
2. Per conto di tutte le istituzioni, la Commissione
pubblica e distribuisce ai cittadini il codice sotto forma di
opuscolo.
Articolo 26
Diritto di presentare denuncia dinanzi al
Mediatore europeo
Qualsiasi inadempienza da parte di
un funzionario nell'ottemperare ai principi enunciati nel presente codice può
essere oggetto di una denuncia dinanzi al Mediatore europeo conformemente
all'articolo 195 del trattato che istituisce le Comunità europee nonché allo
Statuto del Mediatore europeo
2
Articolo 27
Revisione
Dopo due anni ciascuna istituzione
sottoporrà a revisione l'esecuzione del codice.
L'istituzione informerà il Mediatore europeo dei risultati
di tale revisione.
2 Decisione del Parlamento europeo
sullo Statuto e le condizioni generali per l'esercizio delle funzioni del
Mediatore, GU L
113 del 04.05.1994, pag. 15.